„Was kostet das eigentlich?" ist die häufigste Frage, wenn Geschäftsführer über externe IT-Betreuung nachdenken. Die ehrliche Antwort: Es kommt auf das Modell an. Der Unterschied zwischen stündlicher Abrechnung und einem monatlichen Festpreis ist nicht nur finanziell — er verändert grundlegend, wie IT-Probleme angegangen werden. Dieser Artikel erklärt beide Modelle, zeigt typische Kosten und hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
Break-Fix vs. Festpreis: Zwei grundverschiedene Ansätze
Das Break-Fix-Modell
Beim Break-Fix-Modell (auch: „Stundensatz-IT") rufen Sie einen IT-Dienstleister an, wenn etwas kaputt ist — und bezahlen für die aufgewendeten Stunden. Typische Stundensätze für qualifizierte IT-Dienstleister in Brandenburg liegen zwischen 80 und 150 Euro netto. Das klingt zunächst nach geringen Kosten: Wer nur selten Probleme hat, zahlt wenig.
In der Praxis sieht es jedoch anders aus: Ein Serverausfall, der das gesamte Unternehmen lahmlegt, kann 10–20 Stunden Dienstleistungszeit und gleichzeitig erhebliche Produktivitätsverluste verursachen. Hinzu kommt: Break-Fix-Anbieter haben keinen Anreiz, Probleme proaktiv zu vermeiden — schließlich verdienen sie nur, wenn etwas schiefläuft. Regelmäßige Wartung, Patch-Management und Monitoring sind keine typischen Leistungen im Break-Fix-Modell.
Das Festpreismodell (Managed Services)
Beim Managed-Services-Modell bezahlen Sie einen fixen Monatsbetrag für ein definiertes Leistungspaket. Der IT-Dienstleister übernimmt proaktiv Verantwortung: regelmäßige Wartung, Updates, Monitoring rund um die Uhr, Helpdesk für Mitarbeitende und strategische IT-Beratung sind inklusive. Das Interesse des Dienstleisters ist deckungsgleich mit dem Ihren: Je weniger Probleme auftreten, desto profitabler ist das Modell für beide Seiten.
Was kostet Managed IT für KMU konkret?
Die monatlichen Kosten richten sich nach mehreren Faktoren. Die wichtigsten sind Anzahl und Art der zu betreuenden Systeme.
Preisfaktoren im Überblick
- Arbeitsplätze / Clients: Pro Arbeitsplatz (PC, Notebook, Thin Client) werden typischerweise 30–60 Euro monatlich berechnet. Darin enthalten sind Patch-Management, Antivirenschutz, Monitoring und Helpdesk-Zugang.
- Server: Ein physischer oder virtueller Server kostet in der Betreuung rund 80–150 Euro pro Monat, je nach Komplexität und Criticality. Dazu kommen Backup-Überwachung und regelmäßige Wartungsfenster.
- Netzwerkinfrastruktur: Firewalls, Switches und WLAN-Systeme können pauschal oder pro Gerät berechnet werden. Ein typisches KMU-Netzwerk liegt bei 50–100 Euro monatlich.
- Spezialsoftware: Branchensoftware wie Pflegedokumentationssysteme, ERP oder Abrechnungssoftware erfordern oft gesonderte Betreuungsleistungen, die individuell vereinbart werden.
Beispielkalkulation: Betreuungspaket für ein KMU
Ein konkretes Beispiel: Unser Betreuungspaket M umfasst bis zu 1 Server, bis zu 5 virtuelle Maschinen, bis zu 15 Windows-Clients, bis zu 10 VPN-Clients (Windows, iOS, Android), bis zu 5 Applikationen auf Terminalserver, bis zu 2 NAS, 5 Router und 5 Linux-basierte VPN-Firewall-Systeme — inklusive User Help Desk, Management-Plattform und VPN Connect Discovery and Maintenance Service. Kosten: 500,00 € pro Monat zzgl. MwSt.
Die genaue Zusammensetzung und Preisgestaltung hängt immer von Ihrer individuellen IT-Infrastruktur ab. Zusätzliche Anforderungen wie Entra ID, erweiterte Cloud-Dienste oder branchenspezifische Compliance-Anforderungen werden im Rahmen eines kostenlosen IT-Audits erfasst und individuell kalkuliert. Die genannten Werte dienen als Orientierung — Ihr persönliches Angebot erstellen wir nach einer Bestandsaufnahme vor Ort.
Der verborgene Kostenvorteil: Was Break-Fix wirklich kostet
Nehmen Sie an, Ihr Unternehmen hat im Jahr drei größere IT-Probleme: einen Serverabsturz (8 Stunden), einen Ransomware-Befall (20 Stunden + Datenwiederherstellung) und mehrere kleinere Störungen (10 Stunden). Bei einem Stundensatz von 120 Euro entstehen allein Dienstleistungskosten von 4.560 Euro — ohne Produktivitätsverluste, ohne präventive Wartung, ohne Monitoring. Und das in einem für KMU-Verhältnisse eher glimpflichen Jahr. Ein Festpreis von beispielsweise 500 Euro monatlich (6.000 Euro jährlich) erscheint auf den ersten Blick höher — deckt aber auch das Sicherheitsnetz ab: präventive Wartung, die viele Probleme gar nicht erst entstehen lässt.
Besondere Vorteile für Pflege- und Sozialeinrichtungen
Für Pflegedienste und soziale Einrichtungen hat das Festpreismodell noch einen weiteren Vorteil: kalkulierbare IT-Kosten lassen sich in die Betriebskosten einplanen und gegenüber Kostenträgern transparent ausweisen. Zudem unterliegen Pflegedienste strengen Datenschutzanforderungen, die eine kontinuierliche, dokumentierte IT-Betreuung geradezu erfordern — nicht nur bei Bedarf.
Unser All-Inclusive-Paket wurde speziell für KMU und Pflegeeinrichtungen in Brandenburg entwickelt. Es enthält neben der technischen Betreuung auch Datenschutz-Unterstützung, DSGVO-konforme Prozesse und auf Wunsch die Unterstützung bei Fördermittelanträgen. Erfahren Sie mehr über unsere Managed Services in Brandenburg.