Microsoft 365 für die Sozialwirtschaft in Brandenburg

Microsoft 365 in der Sozialwirtschaft – Chancen und Anforderungen

Microsoft 365 hat sich zur meistgenutzten Produktivitätsplattform für Organisationen aller Größen entwickelt. Auch in der Sozialwirtschaft – bei Pflegediensten, Wohlfahrtsverbänden und sozialen Trägern – löst M365 zunehmend ältere Systeme ab. Der Grund liegt auf der Hand: Eine einzige Plattform für E-Mail, Kalender, Videokonferenzen, Dokumentenablage und interne Kommunikation vereinfacht die IT-Landschaft erheblich.

Für Einrichtungen, die mit sensiblen Personendaten arbeiten, stellt sich dabei eine zentrale Frage: Kann Microsoft 365 so konfiguriert werden, dass es den Anforderungen der DSGVO – und für kirchliche Träger des EKD-Datenschutzgesetzes – vollständig genügt? Die Antwort ist ja – aber nur mit einer fachkundigen Konfiguration, die über die Standardeinstellungen weit hinausgeht.

DSGVO-konforme M365-Konfiguration: Was das konkret bedeutet

Eine aus dem Karton installierte Microsoft 365 Umgebung ist nicht automatisch DSGVO-konform. Ohne gezielte Einstellungen werden Telemetriedaten übermittelt, Diagnoseberichte aktiviert und Nutzerdaten in Kontexten gespeichert, die einer DSGVO-Prüfung möglicherweise nicht standhalten. Wir konfigurieren Ihren M365-Tenant systematisch nach Datenschutzstandards:

• Datenspeicherung in EU-Rechenzentren – Microsoft bietet für M365 die Möglichkeit, den Datenspeicherort auf Deutschland bzw. die EU zu beschränken. Wir stellen sicher, dass dies korrekt konfiguriert ist und dokumentieren es für Ihre Unterlagen.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) – Der Abschluss eines AVV mit Microsoft ist gesetzlich vorgeschrieben. Wir begleiten diesen Prozess und prüfen die Vertragsunterlagen.
• Telemetrie und Diagnosedaten minimieren – Windows und Office übermitteln standardmäßig umfangreiche Diagnosedaten. Wir konfigurieren diese Einstellungen über Gruppenrichtlinien auf das datenschutzrechtlich gebotene Minimum.
• Bedingter Zugriff und MFA – Multi-Faktor-Authentifizierung und Conditional-Access-Richtlinien schützen den Zugriff auf Ihre Daten – auch von mobilen Geräten und aus dem Homeoffice.

Weitere Details zu unserer M365-Expertise finden Sie auf unserer Seite Microsoft 365 Betreuung.

Teams für Pflegeteams: Kommunikation, die im Praxisalltag funktioniert

Microsoft Teams hat das Potenzial, die interne Kommunikation in Pflegeeinrichtungen grundlegend zu verbessern – von der Schichtübergabe bis zur Teambesprechung. Gleichzeitig entstehen durch den Einsatz von Teams neue Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.

Wir richten Teams für Pflegeteams so ein, dass:

• Externe Kommunikation kontrolliert und auf genehmigte Partner beschränkt ist
• Dateien, die über Teams geteilt werden, in Ihrer SharePoint-Umgebung landen – nicht unkontrolliert in persönlichen OneDrive-Ordnern
• Kanäle und Teams-Strukturen die realen Arbeitsbereiche widerspiegeln (z. B. nach Pflegebereichen, Schichten oder Standorten)
• Chatverläufe revisionssicher archiviert werden, wenn das für Ihre Einrichtung relevant ist
• Die Teams-App auf Tablets und Smartphones über MDM verwaltet wird

SharePoint für Pflegedokumentation und Qualitätsmanagement

SharePoint als zentrales Dokumentenmanagementsystem bietet Pflegeeinrichtungen erhebliche Vorteile: Versionsverwaltung, Zugriffsrechte nach Rollen, zentrale Ablage von QM-Dokumenten, Formularen und Dienstanweisungen. Statt Dokumente per E-Mail zu verteilen oder auf Netzlaufwerken abzulegen, auf die niemand von mobilen Geräten zugreifen kann, haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die aktuelle Fassung – und nur auf die Inhalte, die für ihre Rolle freigegeben sind.

Wir planen gemeinsam mit Ihnen eine SharePoint-Struktur, die zu Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen passt – und schulen Ihr Team, damit der Wechsel reibungslos verläuft. Für weitere Informationen zu digitaler Dokumentation und Geschäftssoftware-Integration besuchen Sie unsere Seite Business-Software & Integration.

Migration ohne Betriebsunterbrechung

Eine Migration zu Microsoft 365 muss kein riskantes Großprojekt sein. Wir folgen einem bewährten Vorgehen, das Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert:

1. Bestandsaufnahme – Analyse der bestehenden Mailsysteme, Dateistrukturen und Nutzerkonten
2. Tenant-Einrichtung und Sicherheitskonfiguration – DSGVO-konforme Grundkonfiguration, bevor die erste Datenmigration beginnt
3. Pilotphase – Migration einer kleinen Testgruppe (z. B. Verwaltung) zur Validierung vor dem Gesamtrollout
4. Schrittweiser Rollout – Bereichsweise Migration außerhalb der Kernzeiten des Pflegebetriebs
5. Schulung und Begleitung – Kurze, praxisorientierte Einweisungen für Ihre Mitarbeitenden
6. Laufender Betrieb – Einbindung in unser All-Inclusive-Betreuungsmodell

Über die Migration hinaus betreuen wir Ihren M365-Tenant dauerhaft: Lizenzverwaltung, Sicherheitsupdates, neue Features evaluieren und einführen – das übernehmen wir im Rahmen unserer laufenden IT-Betreuung. Mehr dazu auf unserer Seite Cloud-Lösungen und Cloud-Betreuung.

Lizenzoptimierung: Das richtige M365-Paket für Ihre Einrichtung

Microsoft 365 ist in verschiedenen Lizenzpaketen erhältlich – von Business Basic bis E3. Für Sozialeinrichtungen und gemeinnützige Träger gibt es zudem vergünstigte Non-Profit-Lizenzen über das Microsoft-Förderprogramm. Wir analysieren Ihren tatsächlichen Nutzungsbedarf und empfehlen das Paket, das Ihre Anforderungen abdeckt – ohne unnötige Kosten für Funktionen, die Sie nicht nutzen.

Häufige Fragen zu Microsoft 365 in der Sozialwirtschaft

Ist Microsoft 365 DSGVO-konform für Pflegedienste nutzbar?

Microsoft 365 kann DSGVO-konform eingesetzt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind: Datenspeicherung in EU-Rechenzentren, Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Microsoft, korrekte Konfiguration von Datenschutzeinstellungen sowie Einsatz von bedingtem Zugriff und Multi-Faktor-Authentifizierung. Wir konfigurieren Ihren M365-Tenant von Anfang an DSGVO-konform und dokumentieren alle Einstellungen für Ihre Nachweispflicht.

Können wir Microsoft Teams für die interne Pflegekommunikation nutzen?

Ja – Teams ist für Pflegeteams gut geeignet, wenn die Konfiguration stimmt. Wir richten Teams so ein, dass Kommunikation und Dateiaustausch ausschließlich intern stattfinden, externe Freigaben kontrolliert werden und Chatverläufe revisionssicher archiviert werden können. Für die mobile Nutzung durch Pflegekräfte integrieren wir Teams mit dem MDM-System, damit Richtlinien auch auf Smartphones und Tablets greifen.

Wie lange dauert eine Microsoft 365 Migration für einen Pflegedienst?

Die Migrationsdauer hängt von Ihrer aktuellen Infrastruktur ab. Für einen ambulanten Pflegedienst mit 10 bis 30 Nutzern planen wir in der Regel zwei bis vier Wochen, aufgeteilt in Vorbereitung, Pilotphase mit einer Testgruppe und schrittweisen Rollout. Wir terminieren kritische Migrationsschritte außerhalb der Pflegeeinsatzzeiten, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.