Schluss mit Aktenordnern und Ablage-Chaos
Wo ist die Eingangsrechnung von vor drei Jahren? Der unterschriebene Vertrag? Der Lieferschein zur Reklamation? In vielen Unternehmen bedeutet die Antwort: Ordner wälzen, Kollegen fragen, suchen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beendet das – jedes Dokument wird einmal erfasst, automatisch zugeordnet und ist danach in Sekunden per Volltextsuche auffindbar. Wir setzen dafür auf Paperless-ngx, das führende quelloffene DMS, betrieben auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Warum jetzt? E-Rechnung und Aufbewahrungspflichten
Zwei Entwicklungen machen das Thema dringlich. Erstens: Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise. Wer eingehende Rechnungen weiterhin ausdruckt und abheftet, arbeitet am gesetzlichen Format vorbei. Zweitens gelten für Geschäftsunterlagen – Rechnungen, Verträge, Belege – ohnehin Aufbewahrungsfristen von je nach Dokumentart sechs bis zehn Jahren, geordnet und unveränderbar. Ein DMS gibt beidem einen sauberen, nachvollziehbaren Prozess.
Was Paperless-ngx leistet
- Erfassung aller Kanäle: Scanner-Eingang, E-Mail-Postfächer und Datei-Uploads werden automatisch verarbeitet
- OCR-Texterkennung: auch eingescannte Papierdokumente und PDF-Anhänge werden im Volltext durchsuchbar
- Automatische Zuordnung: das System erkennt Korrespondenten und Dokumenttypen und verschlagwortet selbstständig – je länger es läuft, desto treffsicherer
- Volltextsuche: jedes Dokument in Sekunden gefunden – nach Inhalt, Absender, Datum oder Schlagwort
- Aufbewahrung & Berechtigungen: Fristen, Zugriffsrechte und Lösch-Workflows lassen sich geordnet abbilden
- Ihre Daten bei Ihnen: Betrieb auf eigener Infrastruktur – keine Dokumente in fremden Clouds, keine Lizenzkosten pro Nutzer
Wichtig: geordnete Prozesse statt Software-Versprechen
Wie bei der E-Mail-Archivierung gilt auch hier: GoBD-gerechte Aufbewahrung entsteht nicht durch ein Werkzeug allein, sondern durch das Zusammenspiel aus Technik, gelebten Abläufen und einer Verfahrensdokumentation. Auch die Frage, ob Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden dürfen (ersetzendes Scannen), will geregelt sein. Wir liefern die technische Grundlage und dokumentieren die Maßnahmen – die steuerrechtliche Einordnung stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, die datenschutzrechtliche übernehmen wir über Datenschutz & Compliance.
So führen wir Ihr DMS ein
1. Bestandsaufnahme
Wir erfassen Ihre Dokumentarten, Eingangskanäle und Ablagestrukturen – und was davon digital werden soll.
2. Struktur-Konzept
Korrespondenten, Dokumenttypen, Schlagworte, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte werden definiert.
3. Einrichtung
Paperless-ngx wird auf Ihrer Infrastruktur installiert, an Scanner und E-Mail-Postfächer angebunden und absichert.
4. Alt-Import
Bestehende digitale Ablagen und wichtige Papierbestände werden strukturiert übernommen.
5. Betrieb
Wir überwachen das System, spielen Updates ein und entwickeln die Struktur mit Ihren Anforderungen weiter.
Teil Ihrer Open-Source-Umgebung
Paperless-ngx läuft containerbasiert auf Ihrer Proxmox-Umgebung und ergänzt die Werkzeuge, die Sie von uns kennen: OpenVPN für den Zugang, Bitwarden für Passwörter, opsi für das Client-Management, Open Archiver für E-Mails – und Paperless-ngx für Dokumente. Das Archiv gehört selbstverständlich in Ihre Backup-Strategie. Ob ein DMS der richtige nächste Digitalisierungsschritt ist, klären wir gern im Rahmen der Digitalisierungsberatung – auf Wunsch inklusive Fördermittel-Check.
Häufig gestellte Fragen
Paperless-ngx ist das führende quelloffene Dokumentenmanagementsystem. Es erfasst Dokumente aus Scanner, E-Mail und Datei-Upload, macht sie per OCR im Volltext durchsuchbar und ordnet sie automatisch nach Korrespondent, Typ und Schlagworten – betrieben auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Das ist unter dem Stichwort „ersetzendes Scannen“ grundsätzlich möglich, setzt aber einen dokumentierten, verlässlichen Erfassungsprozess voraus – und nicht jede Dokumentart eignet sich dafür. Welche Originale Sie behalten sollten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; den technischen Prozess und die Dokumentation liefern wir.
Ja, beim geordneten Umgang damit: E-Rechnungen kommen elektronisch an und müssen unverändert aufbewahrt werden. Ein DMS gibt Empfang, Ablage und Auffindbarkeit einen sauberen Prozess – deutlich verlässlicher als ein E-Mail-Postfach als Dauerablage.
Auf Ihrer eigenen Infrastruktur – im Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum. Ihre Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen wandern nicht in eine fremde Cloud, und es fallen keine Lizenzkosten pro Nutzer an.
Bereits kleine Teams profitieren spürbar – überall dort, wo regelmäßig Rechnungen, Verträge und Belege anfallen. Der Aufwand für Einrichtung und Betrieb bleibt überschaubar, und das System wächst mit Ihren Anforderungen mit.